Certificación de documentos - Preguntas Más Frecuentes
Las respuestas a nuestras Preguntas Más Frecuentes se las brindamos meramente con fines informativos y no pretendemos dar asesoramiento jurídico ni sustituir el consejo de un abogado. Si tiene preguntas legales específicas, consulte con su abogado.
- ¿Qué es una Apostilla?
- ¿Para qué se utiliza una Apostilla?
- ¿Quién expide Apostillas?
- ¿Qué tipos de documentos necesitan Apostillarse?
- ¿Cómo consigo una Apostilla?
- ¿Necesito dos Apostillas si tengo dos documentos expedidos por la misma autoridad?
- ¿Cuáles son las directrices normativas establecidas por el Departamento de Estado de EE.UU. sobre certificar o legalizar ciertos documentos?
- Mi recibo de entrega de correo a la Secretaría de Estado muestra que firmó TPASS/CPA, ¿Debe ser así?
- ¿Y si mis documentos necesitan traducirse?
- ¿Expidieran una Apostilla para un documento que no tenga el sello de la oficina?
- ¿Y si necesito certificar mis registros escolares?
- ¿Dónde encuentro más información acerca de las Apostillas?
¿Qué es una Apostilla?
Una Apostilla es un tipo de certificación establecido en el Convenio de La Haya de 1961; los Estados Unidos se hizo signatario de tal Convenio en el año1981. El formulario contiene campos enumerados que permiten que el país que recibe el documento pueda entenderlo, independientemente de la lengua oficial del país que lo expida.
¿Para qué se utiliza una Apostilla?
El propósito de la Apostilla es "eliminar el requisito de legalización diplomática o consular de documentos públicos extranjeros". Una vez completada la Apostilla, ésta certifica la autenticidad de la firma, la capacidad en la que la persona ha actuado al firmar el documento, e identifica el sello/estampa que lleva el documento.
¿Quién expide Apostillas?
Cada nación firmante puede designar cuales autoridades podrán expedir Apostillas para su jurisdicción. Los Estados Unidos ha designado a la Secretaría de Estado (o su equivalente) de los diversos estados como dicha autoridad. La Secretaría del Estado de Texas ha ampliado esta autorización para incluir al Secretario Adjunto del Estado y a los directores de las divisiones.
La Secretaría del Estado de Texas puede expedir una Apostilla para documentos expedidos por personas que figuran en los archivos de esta Oficina, incluyendo a secretarios del condado, notarios públicos y oficiales a nivel estatal. Actas de nacimiento/muerte recientemente expedidas por registradores locales deberán haberse expedido en los últimos tres (3) años para que la Secretaría de Estado pueda expedir una Apostilla para tales.
Los secretarios de los tribunales federales son las autoridades competentes que expiden Apostillas para documentos del gobierno federal.
Qué tipos de documentos necesitan Apostillarse?
La Apostilla se puede obtener para transmitir documentos públicos ejecutados en un país signatario a otro país firmante donde hay que presentar los documentos. El Convenio de La Haya define "documentos públicos", como:
- aquellos procedentes de un tribunal, secretario judicial, fiscal o agente judicial,
- documentos administrativos,
- actas notariales,
- certificados oficiales colocados en documentos
Estos tipos de "documentos públicos" incluirían actas de nacimiento/muerte, licencias de matrimonio, actas de divorcio, registros escolares y diplomas/licenciaturas, entre otros.
¿Cómo consigo una Apostilla?
Se puede solicitar una Apostilla en persona o por correo. La sección apropiada dentro de este Organismo se encargará del (de los) documento(s). Favor de dirigirse a la Sección de Corporaciones con solicitudes para documentos corporativos que requieren una Apostilla. Para Apostillas de documentos expedidos ante un notario público de Texas, documentos expedidos por funcionarios estatales (tal como el Jefe de Registros Vitales, los jueces de distrito, administrador de registros de transporte, etc.), y copias certificadas recientemente expedidas por oficiales del condado y registradores locales, favor de presentar sus solicitudes a la Sección de Autentificación.
Además de proporcionarnos su(s) documento(s), por favor indique el nombre del país al que ha(n) de transmitirse el (los) documento(s).
Se ruega un honorario reglamentario de US$15.00 (quince dólares) por cada Apostilla que se solicite, a menos que sea para uso en procedimientos de adopción. Si la Apostilla solicitada será para uso en procedimientos relacionados a la adopción, el costo es US$10.00 (diez dólares) por cada Apostilla con una suma máxima total de US$100.00 (cien dólares) para la adopción de cada niño(a). Los cheques y órdenes de pago deben hacerse a nombre de “Secretary of the State of Texas”. Esta oficina también acepta las tarjetas de crédito American Express, Discover, MasterCard y Visa (PDF).
Deberá incluir con su solicitud un sobre pre-dirigido para devolverle el (los) documento(s) y la Apostilla. Si requiere servicio de correo de un día para otro, deberá incluir un sobre porte pagado.
Servicio en Persona
Horas: 8:00 AM - 4:30 PM de lunes a viernes (llame para saber el horario de días feriados)
El tiempo de proceso depende de la cantidad de clientes sin cita y los documentos en la oficina.
Servicio por Correo
Favor de esperar al menos veinticinco (25) días hábiles para procesar cualquier solicitud recibida por correo. El tiempo de procesamiento actual puede exceder este plazo debido a la demanda.
Nuestra oficina no ofrece servicio urgente para solicitudes por correo. El usar servicio de correo de un día para otro no acelera el tiempo de tramitación.
Dirección Física Apartado Postal Sección de Corporaciones:Sección de Corporaciones:(512) 463-5555
Secretary of State
Corporations Section
1019 Brazos, B-13
Austin, TX 78701
Servicio en Persona: Cuarto 105Secretary of State
Corporations Section
P.O. Box 13697
Austin, TX 78711-3697Sección de Autentificación:Sección de Autentificación:(512) 463-5705
Secretary of State
Authentications Unit
1019 Brazos
Austin, TX 78701
Servicio en Persona: Cuarto 106Secretary of State
Authentications Unit
P.O. Box 13550
Austin, TX 78711-3550¿Necesito dos Apostillas si tengo dos documentos expedidos por la misma autoridad?
Es mejor dirigir esta pregunta a las autoridades del país donde se depositarán los documentos.
¿Cuáles son las directrices normativas establecidas por el Departamento de Estado de EE.UU. sobre certificar o legalizar ciertos documentos notariales?
La Apostilla no concede ningún tipo de inmunidad. Es improcedente colocar el certificado de Apostilla en un documento de modo que sugiera que la Apostilla tiene tal efecto. Además, la Apostilla no debe colocarse en ningún documento de Secretarios de Estado de cualquier estado ni en documentos de Administradores de Notario Público, si el documento está destinado para uso en los Estados Unidos o en un país que no forma parte del Convenio de La Haya de Legalización Única. Es sólo para documentos a utilizarse en los países que forman parte del Convenio. Vea el sitio Web del Congreso de La Haya sobre el Derecho Internacional Privado para obtener una lista actual de países en los que el Convenio está en vigor.
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Mi recibo de entrega de correo a la Secretaría de Estado muestra que firmó TPASS/CPA, ¿Debe ser así?
Sí. Esta oficina tiene un contrato interinstitucional con la Contraloría de Cuentas Públicas (Servicios de Apoyo y Contratación Pública de Texas) para que ellos recojan y firmen por correo de la agencia.
¿Y si mis documentos necesitan traducirse?
Si un documento debe traducirse, un notario sería testigo de la firma del traductor en la traducción misma y el documento que se tradujo se presentaría junto con la traducción notariada para que se certifiquen.
¿Expidieran una Apostilla para un documento que no tenga el sello de la oficina?
No. La Apostilla expedida declara que el documento lleva el sello de la oficina, por lo tanto el sello tiene que estar colocado sobre el propio documento.
¿Y si necesito certificar mis registros escolares?
Para recibir Apostillas de registros escolares, los registros tienen que ser notariados. Para obtener autenticación de un registro escolar, siga uno de estos procedimientos:
- Para la notarización de documentos originales es necesario que un oficial de la escuela haga una declaración jurada y que la firme en presencia de un notario de Texas.
- Para la notarización de una fotocopia del documento original, el propietario del documento (el alumno o alguno de sus padres) debe firmar una declaración jurada en la fotocopia, en la presencia del notario de Texas.
En cualquier caso, el notario debe completar el correspondiente certificado notarial que reconoce la fecha en que el firmante apareció frente a él / ella.-
¿Dónde encuentro más información acerca de las Apostillas?
La sección "Apostilla" de la página Web del Congreso de La Haya incluye una versión electrónica de "El ABC de las Apostillas" - un folleto que ofrece información básica del Convenio sobre Apostilla y su puesta en práctica. Para accederlo haga clic aquí: Apostilla y "El ABC de las Apostillas". Este folleto fue preparado por la Oficina Permanente (Secretaría) del Congreso de La Haya sobre el Derecho Internacional Privado y reproducido con su permiso.
