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Certificación de documentos - Preguntas Más Frecuentes

Las respuestas a nuestras Preguntas Más Frecuentes se las brindamos meramente con fines informativos y no pretendemos dar asesoramiento jurídico ni sustituir el consejo de un abogado. Si tiene preguntas legales específicas, consulte con su abogado.

1. ¿Qué es una Apostilla y/o una Autentificacíon?
2. ¿Necesito una Apostilla o una Autentificacíon?
3. ¿Qué es una Apostilla universal?
4. ¿Como puedo pagar por un Apostilla o Autentificacíon?
5. ¿Para qué se utiliza una Apostilla?
6. ¿Quién expide Apostillas?
7. ¿Qué tipos de documentos necesitan Apostillarse?
8. ¿Cómo consigo una Apostilla?
9. ¿Necesito dos Apostillas si tengo dos documentos expedidos por la misma autoridad?
10. ¿Cuáles son las directrices normativas establecidas por el Departamento de Estado de EE.UU. sobre certificar o legalizar ciertos documentos?
11. Mi recibo de entrega de correo a la Secretaría de Estado muestra que firmó TPASS/CPA, ¿Debe ser así?
12. ¿Y si mis documentos necesitan traducirse?
13. ¿Expidieran una Apostilla para un documento que no tenga el sello de la oficina?
14. ¿Y si necesito certificar mis registros escolares?
15. ¿Dónde encuentro más información acerca de las Apostillas?

1. ¿Qué es una Apostilla y/o una Autentificacíon?

   Una apostilla y una autentificación son dos estilos de certificados emitidos para validar el origen de un registro público. Ambos certificados tienen el mismo propósito: permitir que un documento público emitido en un país sea reconocido en otro país.

   La Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961 abolió el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros, conocida como Convención de Apostilla, es un tratado que ha sido firmado por 125 países para simplificar el proceso de validación entre países. El acuerdo dio como resultado el certificado de Apostilla estandarizado, reconocido por los países que son parte de la Convención. Para obtener información adicional, consulte la ABC's of Apostilles.

2. ¿Necesito una Apostilla o una Autentificacíon?

   El estilo de certificado que necesita depende del país que recibirá la apostilla o autentificación. Los países que son parte del Convenio sobre la Apostilla reciben una “Apostilla” y los países que no son parte del Convenio sobre la Apostilla reciben una Autentificación. Las autentificaciones deben ser validadas adicionalmente, generalmente a través de la Oficina de Autentificaciones con el Departamento de Estado de EE. UU., mientras que las Apostillas no necesitan ser validadas.

3. ¿Qué es una apostilla universal?

   A partir del 1 de octubre de 2023, la Oficina de la Secretaría de Estado de Texas adoptará el certificado único de Apostilla Universal. La oficina ya no emitirá dos certificados. La Apostilla Universal funcionará como apostilla para los países que son parte del Convenio de Apostilla, y funcionará como una autentificación para los países que no son parte del Convenio de Apostilla.

4. ¿Como puedo pagar por un Apostilla o Autentificacíon?

   A partir del 15 de junio de 2023, el Secretario de Estado de Texas ya no aceptará la información escrita de la tarjeta de crédito o los formularios de pago para procesar las solicitudes de apostilla o autenticación recibidas por nuestra oficina (por correo o entregada en mano), el envío de correo o fax que contenga información de la tarjeta de crédito sera rechazado automaticámente si se recibe después del 14 de junio de 2023.

   La oficina continuará aceptando pagos de cheque/giro postal (money order) o SOSDirect cuenta de cliente para esas solicitudes enviadas por correo. Para servicio de apostillas hechas en persona, se aceptará pagos en efectivo (cambio exacto solamente) y tambien cheque/giro postal (money order) o SOS Direct cuenta de cliente.

   El costo es de $15.00 por Apostilla, al menos que la Apostilla sea para poceso de adopción. El costo de apostilla para adopción es de $10.00, máximo costo de $100.00 por adopción por niño.

5. ¿Para qué se utiliza una Apostilla?

   El propósito de la Apostilla es "eliminar el requisito de legalización diplomática o consular de documentos públicos extranjeros". Una vez completada la Apostilla, ésta certifica la autenticidad de la firma, la capacidad en la que la persona ha actuado al firmar el documento, e identifica el sello/estampa que lleva el documento.

6. ¿Quién expide Apostillas?

   Cada nación firmante puede designar cuales autoridades podrán expedir Apostillas para su jurisdicción. Los Estados Unidos ha designado a la Secretaría de Estado (o su equivalente) de los diversos estados como dicha autoridad. La Secretaría del Estado de Texas ha ampliado esta autorización para incluir al Secretario Adjunto del Estado y a los directores de las divisiones.

   La Secretaría del Estado de Texas puede expedir una Apostilla para documentos expedidos por personas que figuran en los archivos de esta Oficina, incluyendo a secretarios del condado, notarios públicos y oficiales a nivel estatal. Actas de nacimiento/muerte recientemente expedidas por registradores locales deberán haberse expedido en los últimos tres (3) años para que la Secretaría de Estado pueda expedir una Apostilla para tales.

   Los secretarios de los tribunales federales son las autoridades competentes que expiden Apostillas para documentos del gobierno federal.

7. Qué tipos de documentos necesitan Apostillarse?

   La Apostilla se puede obtener para transmitir documentos públicos ejecutados en un país signatario a otro país firmante donde hay que presentar los documentos. El Convenio de La Haya define "documentos públicos", como:

   1. aquellos procedentes de un tribunal, secretario judicial, fiscal o agente judicial,
   2. documentos administrativos,
   3. actas notariales,
   4. certificados oficiales colocados en documentos

   Estos tipos de "documentos públicos" incluirían actas de nacimiento/muerte, licencias de matrimonio, actas de divorcio, registros escolares y diplomas/licenciaturas, entre otros.

8. ¿Cómo consigo una Apostilla?

   Se puede solicitar una apostilla en persona o por correo. Las solicitudes de apostilla en documentos ejecutados ante un Notary Public de Texas, documentos emitidos por funcionarios de todo el estado (como el Registrador Estatal de Estadísticas Vitales, jueces de distrito, custodio de registros de vehículos de motor, etc.) y copias certificadas emitidas en los últimos cinco años por funcionarios del condado y registradores locales deben presentarse a la Unidad de Autenticaciones.

   Ademas de los documentos originales, proporcione el nombre del pais al que se transmitiran los documentos en el formulario de solicitud. Se debe incluir con la solicitud un sobre sellado con su dirección para la devolución de los documentos y la apostilla. Si se requiere un servicio de correo nocturno se debe incluir el sobre de retorno con el guia prepago, incluido adentro del sobre donde nos manda su documento.

   Pedídos para documentos de negocios, requiriendo una Apostilla, deben ser dirijidos a Sección de Negocios (Corporations Section).

   Servicio en Persona

   Horas: 9:00 AM - 4:00 PM de lunes a viernes Tiempo Central (llame para saber el horario de días feriados)
   

   El tiempo de proceso depende de la cantidad de clientes sin cita y los documentos en la oficina.

   Servicio por Correo

   Favor de esperar al menos veinticinco (25) días hábiles para procesar cualquier solicitud recibida por correo. El tiempo de procesamiento actual puede exceder este plazo debido a la demanda.

   Nuestra oficina no ofrece servicio urgente para solicitudes por correo. El usar servicio de correo de un día para otro no acelera el tiempo de tramitación.

   Dirección Física	Apartado Postal
   Sección de Corporaciones:	Sección de Corporaciones:
   (512) 463-5555 Secretary of State Corporations Section 1019 Brazos, B-13 Austin, TX 78701 Servicio en Persona: Cuarto 105	Secretary of State Corporations Section P.O. Box 13697 Austin, TX 78711-3697
   Sección de Autentificación:	Sección de Autentificación:
   (512) 463-5705 Secretary of State Authentications Unit 1019 Brazos Austin, TX 78701 Servicio en Persona: Cuarto 106	Secretary of State Authentications Unit P.O. Box 13550 Austin, TX 78711-3550

9. ¿Necesito dos Apostillas si tengo dos documentos expedidos por la misma autoridad?

   Es mejor dirigir esta pregunta a las autoridades del país donde se depositarán los documentos.

10. ¿Cuáles son las directrices normativas establecidas por el Departamento de Estado de EE.UU. sobre certificar o legalizar ciertos documentos notariales?

    La Apostilla no concede ningún tipo de inmunidad. Es improcedente colocar el certificado de Apostilla en un documento de modo que sugiera que la Apostilla tiene tal efecto. Además, la Apostilla no debe colocarse en ningún documento de Secretarios de Estado de cualquier estado ni en documentos de Administradores de Notario Público, si el documento está destinado para uso en los Estados Unidos o en un país que no forma parte del Convenio de La Haya de Legalización Única. Es sólo para documentos a utilizarse en los países que forman parte del Convenio. Vea el sitio Web del Congreso de La Haya sobre el Derecho Internacional Privado para obtener una lista actual de países en los que el Convenio está en vigor.

11. Mi recibo de entrega de correo a la Secretaría de Estado muestra que firmó TPASS/CPA, ¿Debe ser así?

    Sí. Esta oficina tiene un contrato interinstitucional con la Contraloría de Cuentas Públicas (Servicios de Apoyo y Contratación Pública de Texas) para que ellos recojan y firmen por correo de la agencia.

12. ¿Y si mis documentos necesitan traducirse?

    Si un documento debe traducirse, un notario sería testigo de la firma del traductor en la traducción misma y el documento que se tradujo se presentaría junto con la traducción notariada para que se certifiquen.

13. ¿Expidieran una Apostilla para un documento que no tenga el sello de la oficina?

    No. La Apostilla expedida declara que el documento lleva el sello de la oficina, por lo tanto el sello tiene que estar colocado sobre el propio documento.

14. ¿Y si necesito certificar mis registros escolares?

    Para recibir Apostillas de registros escolares, los registros tienen que ser notariados. Para obtener autenticación de un registro escolar, siga uno de estos procedimientos:

    1. Para la notarización de documentos originales es necesario que un oficial de la escuela haga una declaración jurada y que la firme en presencia de un notario de Texas.
    2. Para la notarización de una fotocopia del documento original, el propietario del documento (el alumno o alguno de sus padres) debe firmar una declaración jurada en la fotocopia, en la presencia del notario de Texas.
    
    En cualquier caso, el notario debe completar el correspondiente certificado notarial que reconoce la fecha en que el firmante apareció frente a él / ella.

15. ¿Dónde encuentro más información acerca de las Apostillas?

    La sección "Apostilla" de la página Web del Congreso de La Haya incluye una versión electrónica de "El ABC de las Apostillas" - un folleto que ofrece información básica del Convenio sobre Apostilla y su puesta en práctica. Para accederlo haga clic aquí: Apostilla y "El ABC de las Apostillas". Este folleto fue preparado por la Oficina Permanente (Secretaría) del Congreso de La Haya sobre el Derecho Internacional Privado y reproducido con su permiso.